Si votre boîte de réception vous rend anxieux, essayez de définir des limites saines quant au moment et à l’endroit où vous la vérifiez.Crédit d’image: FG Trade/iStock/GettyImages
C’est probablement l’une des premières choses que vous faites lorsque vous vous réveillez et parmi vos derniers ordres de travail chaque nuit : consultez vos e-mails. Et à ce stade, même le son de vos notifications par e-mail peut suffire à vous mettre les dents à fleur de peau.
Plus des deux tiers des travailleurs à distance disent qu’ils préféreraient se rendre au travail si cela signifiait recevoir moins d’e-mails et de notifications, selon une enquête d’avril 2021 menée par Superhuman et la société d’études de marché Wakefield Research.
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L’enquête a également révélé que 63 pour cent des travailleurs disent qu’ils sont plus susceptibles d’envoyer une réponse immédiate à un e-mail de leur patron ou collègue qu’à un SMS ou un message direct de la famille ou des amis.
Traduction : Le courrier électronique est une présence constante dans nos vies, et cela nous stresse.
Nous ne pourrons peut-être pas nous en débarrasser complètement, mais vous pouvez faire certaines choses pour aider à éliminer le stress lié aux e-mails. Voici comment:
1. Définir un horaire
Diminuer le nombre de fois que vous consultez vos e-mails chaque jour est vraiment important, déclare Marsha Brown, PhD, psychologue agréée spécialisée dans la gestion du stress et de la santé mentale. Elle prédit que la plupart des gens consultent leurs boîtes de réception environ 20 à 30 fois par jour, mais elle recommande de réduire ce nombre à trois fois par jour.
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« Trois est un nombre arbitraire, mais il suffit de commencer quelque part et de limiter le nombre de fois que vous consultez vos e-mails », déclare Brown, « S’arrêter pour consulter constamment vos e-mails réduit vraiment votre productivité ».
Au lieu de cela, planifiez des heures spécifiques au cours de la journée où vous lirez et répondrez aux e-mails, comme 10h00, 13h00. et 16h par exemple. Si votre travail vous oblige à consulter vos e-mails plus souvent, vous pouvez planifier plus de temps pendant la journée, mais la clé est de réduire le montant global et de vous concentrer sur les tâches autres que les e-mails entre ces heures d’enregistrement.
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2. Limiter les notifications
Si vous êtes tenté de consulter vos e-mails dès que vous recevez des messages, vous pouvez programmer vos notifications pour qu’elles n’apparaissent qu’aux heures que vous choisissez. Cette approche est appelée « dosage par lots ».
Des applications comme Boomerang vous permettent de recevoir des e-mails par lots. Boomerang est compatible avec Gmail et Outlook.
Brown encourage les gens à aller plus loin et à désactiver toutes les notifications, s’ils sont à l’aise de le faire. « Si nous mettons en place des limites en termes de vérification des e-mails, vous n’auriez pas besoin de notifications », dit-elle.
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Cela pourrait ne pas fonctionner pour tout le monde, cependant, note Kostadin Kushlev, PhD, professeur de psychologie à l’Université de Georgetown. Dans une étude de décembre 2019 dans Computers in Human Behavior, Kushlev et ses collègues ont découvert que la désactivation de toutes les notifications provoquait chez de nombreuses personnes une FOMO – la peur de passer à côté – et des niveaux d’anxiété plus élevés.
Si c’est le cas pour vous, Kushlev recommande d’utiliser « Ne pas déranger » à votre avantage. « Ne pas déranger est devenu beaucoup plus intelligent », dit-il. »
Par exemple, si vous vous rendez dans un café à proximité pour travailler, vous pouvez activer votre paramètre « Ne pas déranger » pour cet endroit, explique Kushlev.
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3. Évitez de vérifier les e-mails en dehors des heures de travail
« Ne vérifiez pas vos e-mails dès que vous vous réveillez le matin », dit Brown. « Cela vous met essentiellement sur la voie d’être stressé et d’essayer d’éteindre les incendies toute la journée. »
Brown suggère de vous donner au moins 30 minutes, voire une heure si vous le pouvez, avant de vérifier vos e-mails le matin. Elle croit que tout le monde a besoin de temps pour décompresser avant de faire face à des problèmes de travail.
Cela s’applique également à la vérification de votre boîte de réception avant de vous coucher. « À la fin de la journée, lorsque vous êtes prêt à aller au lit, vous voulez que votre esprit se détende, se prépare pour le sommeil. Mais si vous consultez vos e-mails, votre esprit passe en mode résolution de problèmes. dit Brown.
Avec votre esprit concentré sur le travail, il peut être très difficile de prêter attention à d’autres choses comme le sommeil ou le temps passé en famille. En effet, voir une notification d’un patron ou d’un collègue peut vous distraire du temps partagé avec votre famille et vos amis, dit Kushlev.
4. Identifiez la source de votre stress
En déterminant d’où vient la source de stress lorsque vous envoyez et recevez des e-mails, vous pouvez parvenir à une sorte de résolution, explique Brown.
Pour identifier ce qui vous stresse, elle suggère de remarquer de petits changements de comportement. Voici certains signes révélateurs à surveiller, selon Brown :
- Se ronger les ongles
- Jouer avec tes cheveux
- Être agité
- Se sentir nauséeux
- Bouche sèche
Si envoyer des e-mails à des personnes spécifiques ou envoyer certains types d’e-mails vous fait ressentir l’un de ces signes révélateurs, alors il peut y avoir quelque chose dans ces situations qui vous stresse, dit Brown.
Une fois que la source devient claire pour vous, elle recommande de trouver une solution, comme avoir une conversation avec un membre de votre équipe ou trouver le temps de vous déconnecter.
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5. Éloignez-vous de votre ordinateur
« Assurez-vous que plusieurs fois par jour vous vous éloignez de votre ordinateur », dit Brown, « Prenez cinq minutes pour sortir et faites autre chose et concentrez-vous sur autre chose. »
Brown a une technique qu’elle appelle la réinitialisation en cinq minutes. Afin de gérer le stress que le travail peut causer, elle recommande de prendre au moins cinq minutes pour sortir de votre zone de travail lorsque vous commencez à vous sentir dépassé.
Voici quelques activités qu’elle suggère au cours d’une réinitialisation de cinq minutes :
- Exercices de respiration profonde
- Se préparer une tasse de thé ou de café décaféiné
- Élongation
- Distrayez-vous avec des applications de coloriage ou des jeux de téléphone rapides comme des puzzles logiques
- Écouter de la musique relaxante ou une liste de lecture d’humeur positive avec vos chansons préférées
6. Ne répondez pas lorsque vous êtes anxieux ou en colère
Si la colère ou l’anxiété surgissent lorsque vous répondez aux e-mails, « vous pourriez finir par dire quelque chose que vous ne pensez peut-être pas ou quelque chose qui peut ne pas être dans votre meilleur intérêt », dit Brown, ce qui peut potentiellement conduire à plus stress et anxiété.
Il est préférable d’attendre une heure ou deux, puis de vérifier comment vous vous sentez. Si vous ne vous sentez toujours pas calme, Brown dit d’attendre le lendemain pour envoyer une réponse.
Une autre suggestion de Brown : si vous êtes vraiment nerveux à l’idée de taper parfaitement vos e-mails ou si vous n’arrivez pas à trouver les mots justes, demandez plutôt un appel téléphonique.
7. Se désinscrire des listes de diffusion
« Nous avons tous eu l’expérience où vous donnez votre adresse e-mail à une entreprise ou une organisation et tout à coup vous êtes abonné à un tas de listes différentes », dit Brown. « Cela peut être vraiment écrasant car cela encombre votre courrier électronique. Cela détourne également votre attention des choses sur lesquelles vous devriez vous concentrer. »
Si la désinscription manuelle des listes de diffusion prend trop de temps, il existe différentes applications qui le feront pour vous. Clean Email est une application qui envoie des demandes de désabonnement en votre nom. Si une liste de diffusion n’honore pas la demande, l’application les bloquera pour vous. Il est compatible avec les navigateurs Web et les appareils Apple et Android, et il fonctionne pour toutes les plateformes, y compris Gmail, Yahoo! Courrier, Outlook et Office 365.
Gmail Unsubscribe est un plugin gratuit qui peut être ajouté à votre navigateur Google Chrome et qui se désabonne automatiquement des listes de diffusion. Après la désinscription, il compile un document Google Sheet qui répertorie ce qui a été désabonné, juste au cas où quelque chose devrait être annulé.
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